Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése - 2009-2010

A projekt rövid összefoglalása
Sülysáp Nagyközség Polgármesteri Hivatalának célja, hogy szolgáltató típusú önkormányzati modellt valósítson meg, stratégiai szemléletű, korszerű szervezési-működési kultúrát honosítson meg. A projekt célja, hogy a szolgáltató-fogyasztó szemlélet alapján Sülysáp szolgáltatási portfolióját a társadalmi-gazdasági igényekhez igazítsuk. azaz a kötelező és az önként vállalt feladatok ellátása egy időben legyen eredményes a fogyasztók számára és költséghatékony a szolgáltatók részéről.

Célok
Sülysáp Nagyközség Polgármesteri Hivatalának célja, hogy szolgáltató típusú önkormányzati modellt valósítson meg, stratégiai szemléletű, korszerű szervezési-működési kultúrát honosítson meg. A minőségi feladatellátás egyszerre követeli meg a társadalmi és jogszabályi igényekhez illeszkedő, ügyfélközpontú gondolkodást, a hatékonyságra és eredményességre törekvést, valamint a gazdaságossági szempontok érvényre juttatását.

Olyan átfogó, komplex szemléletet kell alkalmazni, melyben egyszerre képes érvényesülni a hatékony finanszírozás, a hivatal biztonságra törekvése és a testület eredmény-orientáltsága. A modern település-üzemeltetési rendszerben a megfelelő kompetenciák a megfelelő helyre kerülnek, a döntéshozók a döntéshozatalra, a hivatal a hatósági feladatokra és a törvényességre, az intézmények pedig a szakmai feladatok ellátására koncentrálnak.

Ennek érdekében szükséges a döntési mechanizmus korszerűsítésére, a költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása a partnerség erősítésével párhuzamosan. Ezen elvek mentén kell kidolgozni az átfogó településüzemeltetés és fejlesztés testre szabott programját, amely alapján ki lehet alakítani a hatékony hivatali munkaszervezetet és a felelősségi köröket is tartalmazó folyamatszabályozást, továbbá el lehet indítani a szükséges informatikai fejlesztéseket, amelyek támogatják az önkormányzat eredményes és költséghatékony feladatellátását.
A fejlesztés következtében a szolgáltatások minőségének javulása, költségének csökkenése valósul meg, mely a működési kiadásokban jelentkezik (6-8% csökkenés). A képzés következtében a dolgozók 82,3%-a kerül oktatásra. A fejlesztési kiadások optimalizálása korszerűbb menedzsment-technikák alkalmazásával 10%-os költségvetési főösszeg megtakarítást eredményezhet.

A Településfejlesztési koncepció pályázatban megjelenő elemei
Sülysáp Nagyközség Önkormányzata településfejlesztési koncepciójában azt a megállapítást tette, hogy a Polgármesteri Hivatal és az önkormányzati közigazgatás egyszerre néz szembe társadalmi és gazdasági kihívásokkal, tehát a közszolgáltatásoknak nemcsak a lakosság igényeit kell kielégíteni, de a közpénzekkel való felelős gazdálkodás jegyében finanszírozási követelményeknek is meg kell felelni.
Mind társadalmi, mind a gazdasági célok elérése érdekében az önkormányzati döntéshozóknak és intézményi vezetőknek birtokolniuk kell a helyes vezetési szemléletet és technikákat: erősíteni kell a közszolgáltatások szolgáltató-fogyasztói jellegét, illetve a jó gazda szemléletet. Sülysáp Nagyközség Önkormányzata a közigazgatás eredményes működtetése, illetve a közszolgáltatásokkal szembeni lakossági elégedettség növelése érdekében törekszik:

•    a helyi jogalkotási és döntési mechanizmusok korszerűsítésére,
•  a költségvetési gazdálkodás eredményességének javítására, a stratégiai és pénzügyi tervezés összekapcsolására,
•   a közszolgáltatások minőségi javulásának infrastrukturális, eszköz, szervezeti és vezetés technikai feltételeinek biztosítására,
•  az önkormányzati intézmények és önkormányzati tulajdonban lévő gazdasági társaságok tevékenységének monitoringjára.

A projekt indokoltsága
Az önkormányzat és az önkormányzati intézmények elsődleges értékmérője, hogy mennyire képes a társadalmi-gazdasági igényeknek megfelelni, azaz mennyire tud egyszerre eredményes és költséghatékony közszolgáltatásokat biztosítani.
Sülysáp Nagyközség több mint nyolcezres saját népessége, térségbeli gazdasági és foglalkoztatói vezető szerepe indokolttá teszi a városi rang megszerzését. Ezen túl a földrajzi elhelyezkedése, és a közvetlen környezetében élő mintegy harmincezres népesség alkalmassá teszi a települést arra is, hogy központi szerepet töltsön be a közigazgatás területén, a művelődési és kulturális, illetve az egészségügyi szektorban.
Ahhoz, hogy a település a fent említett két célt teljesítse, illetve annak érdekében, hogy az önkormányzati intézmények megfeleljenek a helyi és a környékbeli lakosság igényeinek, a közszolgáltatások területén minőségjavulást kell elérni. Ehhez szükséges egy új szervezési-működési kultúra széleskörű elterjesztése, azaz a szemléletváltozás, kompetenciák bővítése és új vezetési technikák alkalmazása.
Szükséges a település és az intézmények vezetőinek az intézmények irányában tanúsított jó gazda szemlélete, a távlati gondolkodás képessége, mint stratégiai szemlélet, a projekt szemlélet, illetve a partnerségre való nyitottság és az állampolgár-központú gondolkodás mód elsajátítása.
A településen fellelhető kompetencia-hiányokat képzéssel vagy külső erőforrások igénybevételével szükséges pótolni, amelynek eredményeként a döntéshozók birtokolni fogják a gazdasági fettételek elemzésének és kockázatok értékelésének képességét, így alkalmazzák a korszerű költségvetés és a társadalmi igényeket kielégítő közszolgáltatások minőségét mérő, standardizált mérési technikákat.

A projekt célja és eredménye
A projekt célja, hogy a szolgáltató-fogyasztó szemlélet alapján Sülysáp szolgáltatási portfolióját a társadalmi-gazdasági igényekhez igazítsuk, azaz a kötelező és az önként vállalt feladatok ellátása egy időben legyen eredményesebb a fogyasztók és költséghatékony a szolgáltatók számára.
Ennek a célnak a közvetett módja a település működésének racionalizálása. Egyrészt szükséges a helyi jogalkotási folyamat eredményesebbé tétele a döntések megfelelő előkészítésével és utókövetéssel, a partnerség erősítésével és a szükséges szakértői képességek igénybevételével. Az önkormányzási képességet, azaz a helyi politikusok mozgásterét erősen szűkíti a település nem megfelelő gazdálkodása, emiatt szükséges a költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása is, mert az így felszabaduló pénzeszközöket újra a lakossági igények magasabb szintű kielégítésére lehet fordítani.
A társadalmi-gazdasági igények megfelelő szintű, eredményesebb és/vagy költséghatékonyabb kielégítésének folyamatában a települési intézményekre komoly szerep hárul, mivel ők kerülnek közvetlenül kapcsolatba a településen élőkkel. Kiemelt cél az intézmények által biztosított közszolgáltatások minőségének javítása, ehhez szükséges az ellátott igazgatási szolgáltatások megszervezésének finomhangolása, a költséghatékony működési eljárások és vezetési eszközök bevezetése, továbbá erősíteni kell a jó gazda szemléletet mind a települési döntéshozók, mind az intézményi vezetők körében.
A település feladatainak és intézményi működésének racionalizálása előtt és közben szükséges a projekt szemlélet erősítése, az intézményi vezetők felkészítése, az önkormányzat teljes körű átvilágítása, és monitoring rendszer bevezetése, az eredmények folyamatos utókövetése. Ezeket a folyamatokat szükséges támogatni hangsúlyosan az eljárások információtechnológiai eszközökkel, a követelményrendszer kialakításával, a települési szinten csak korlátozott mértékben megtalálható kompetenciák, szakértői szolgáltatások igénybevételével.

A fejlesztés részletes szakmai tartalma
Sülysáp közszolgáltatásainak minőségi, valamint a polgármesteri hivatalának és az önkormányzati intézményeinek szervezetfejlesztése 12 tevékenység alatt 22 fejlesztési részterületet lefedő projekt. A projekt megvalósítása négy ütemből áll: átvilágítás, szolgáltatás-tervezés, projekt döntéshozói támogatása és szolgáltatás-szervezés, amelyet folyamatosan kísér a projekt kommunikációja, és monitoringja.

A Polgármesteri Hivatal (PH) szervezeti működésének átvilágítása keretében megvizsgálásra kerül az általános döntési kompetencia, a belső szervezeti egységek közötti együttműködés, a hivatalon belüli koordináció színvonala, és a közszolgáltatások minőségét mérő mutatószámok használata.

Ezt követően készül el az intézkedési terv, amely alapján képzéssel, egységes irányítási és monitoring rendszer üzembe helyezésévei, valamint - a feladatfinanszírozás mintájára - a szervezeti egységek különálló költségvetésévei a hivatal működése eredményesebbé és költséghatékonnyá válik. A PH szervezeti egységein belül a szabályozási folyamatok, az ügyintézési és gazdálkodási (költségvetés, közbeszerzés) eljárásrendek, a rendeletalkotás folyamatának, azaz az SzMSz felülvizsgálata, indokolt esetben korszerűsítése is szükséges. Alapvető cél, hogy a különféle eljárásrendek igazodjanak a szakpolitikai koncepciókhoz, tartalmazzák a felelősségvállalást, a megvalósításhoz szükséges pénzösszeg nagyságát és forrását, valamint a szolgáltató típusú önkormányzati modell jegyében szabályozva legyen az érdekeltek részvétele a helyi döntések előkészítésében.

A PH átvilágítása mintájára készül el egy tanulmány a felügyelt önkormányzati intézmények működéséről. Ez tartalmazza az általános döntési kompetenciák, a felügyeleti és döntési jogosultságok, a kommunikáció vizsgálatát, valamint a költséghatékony, eredményesebb gazdálkodás és teljesítménymérési rendszer bevezetésének lehetőségét. A tanulmány elkészülte után, annak eredményétől függően lehetséges az intézmények szervezeti átstrukturálása, egységes irányítási és monitoring rendszer bevezetése, valamint a vezetők képzése.

A költségvetési rendeletalkotás újraszabályozása során kiemelten fontos alkalmazni az új tervezési és végrehajtási technikákat (pl. projekt szemlélet, null-bázis és feladatfinanszírozás), a költségvetést a településfejlesztési és más szakpolitikai koncepciókhoz igazítani, illetve a partnerség erősítésén túl fontos a professzionalizáció (külső szakértők bevonása). A döntési mechanizmus korszerűsítésének és a költségvetési gazdálkodás eredményességének fontos pillére a projekt szemlélet erősítése, a stratégiaalkotás és tervezések során a modern projektmenedzsment technikák alkalmazását: helyzetelemzés, munkaterv-készítése, pénzügyi terv, illetve a feladat-kontrolling. Sülysáp költségvetési gazdálkodása akkor lehet eredményes, ha valós alapokra épül. A településnek rendelkezni kell korszerű településfejlesztési és szakpolitikai koncepciókkal, amelyek tartalmazzák egy-egy cél eléréséhez megvalósítandó lépéseket, projekteket.

Az önkormányzat gazdálkodása akkor lesz sikeres, ha kapcsolódik hozzá pénzügyi és költségvetési ellenőrzés. Ezt a célt szolgálja részben az egységes irányítási és monitoring rendszer, valamint a döntéshozók és intézményi vezetők képzése, de szükséges a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés felülvizsgálata, szükség esetén újraalkotása. A szolgáltató típusú önkormányzati modell megköveteli, hogy a lakosság befolyásolni tudja a helyi társadalomra is kihatással levő folyamatokat.
Ehhez szükséges a helyi kommunikációs stratégia, amelynek alapja a kétirányú kommunikáció, a megfelelő szintű tájékoztatáspolitika és az önkormányzat nyitottsága az információk fogadására. A partnerség erősítésének eszközei az Információs Központ, PR-szakreferens, internet-alapú technikák alkalmazása, illetve ahhoz, hogy a helyi társadalom véleményformáló partnerré váljon, fontos a közszférának a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok, interaktív hálózat megszervezése.

Felülvizsgáljuk az intézmények felügyeletének, a döntési jogosultságok struktúrájának fejlesztési lehetőségeit; az eredményesebb működést biztosító programokat dolgozunk ki, megvizsgáljuk a kommunikációs folyamatokat, az intézményektől érkező visszacsatolásokat beépítjük a PH működésébe. A szervezetfejlesztésben az önkormányzat által felügyelt intézmények 80 százaléka (16:20) vesz részt: az összes iskola, óvoda, egészségügyi intézmény, Központi Konyha, Művelődési Ház és Könyvtár.